Помощник руководителя, секретарь-референт, личный помощник, администратор, офис-менеджер

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Железнодорожный

Заработная плата

от 35 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график / Удаленная работа

Образование

Высшее

Опыт работы

16 лет 8 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

49 лет   (9 февраля 1975)

Опыт работы

Период работы

декабрь 2011 — октябрь 2017   (5 лет 11 месяцев)

Должность

Инспектор по контролю за исполнением поручений

Компания

Федеральное управление автомобильных дорог Центральная Россия

Обязанности

- Осуществлять контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений начальника управления и директора филиала. По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя.

- Проверять соответствие подготавливаемых в управлении проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

- Делопроизводство в полном объеме - электронный документооборот (КДС Компьютерная Документальная Система).

- Вести оперативный учет прохождений документов. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителей (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). Отслеживание поступления документов, корреспонденции и своевременная их передача. Принимать меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

- Своевременное и достоверное информирование руководства обо всех поступивших сообщениях, нарушения нормальной работы филиала Управления, а также сбоях в работе подразделений. Определять причины несвоевременного выполнения поручений.

- Осуществлять прием, передавать и вести учет телефонограмм.

- Осуществление технической помощи руководителей (копирование, печать, сканирование и пр.)

- Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

- Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота

- Прием гостей, организация переговоров. Координация работы офиса

- Туристическая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление приглашений).

Период работы

октябрь 2010 — декабрь 2011   (1 год 3 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ГУ Управление автомобильных дорог Московской области Мосавтодор

Обязанности

Обязанности:

- Контроль в пределах своей компетенции хода своевременного выполнения поручений руководства Управления по прохождению и исполнению обращений на имя Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области.

- Обобщение и анализирование необходимых аналитических, справочных и иных материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

- Ежедневно подготавливать информацию о рассмотрении обращений граждан.

- Ежеквартально подготавливать информацию о рассмотрении обращений граждан, поступивших из Администрации президента Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Законом Московской области № 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан".

- Вносить в СЭД (система электронного документооборота "DocsVision") информацию о корневой резолюции по мере поступления оригиналов с наложенными резолюциями начальника Управления и его заместителей.

- Проверять правильность оформления проектов документов, передаваемых начальнику Управления на подпись, обеспечивая их качественное редактирование.

- Оказывать содействие в организации работы по приему граждан руководством Управления.

- Обеспечивать соответствующий режим работы с документами ограниченного доступа.

- Визировать служебные документы в пределах своей компетенции.

- Информировать руководство о ходе выполнения контролируемых документов, состоянии исполнительской дисциплины.

- Подготавливать справки, докладные записки и другую информацию, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

- Выполнять поручения начальника Управления и его заместитетелей в пределах своих полномочий.

Период работы

июль 2009 — сентябрь 2010   (1 год 3 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ЗАО Ф.Групп

Обязанности

Обязанности:

1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

-прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;

-прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в структурные подразделения или конкретным исполнителям ;

-ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

-формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

-оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;

-контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):

-прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);

-создание "телефонного имиджа" компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;

-обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

-организация и координация встреч руководителя;

-подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), оформление протоколов совещаний;

-организация приема посетителей;

-исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам и тому подобное);

-административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполнение функций кадровика.

3. Бронирование отелей, билетов, организация командировок, визы.

Период работы

февраль 2001 — май 2009   (8 лет 4 месяца)

Должность

Секретарь-референт

Компания

ГУ Управление автомобильных дорог Московской области Мосавтодор

Обязанности

Обязанности:

Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника Управления, прием и первичная обработка поступающей на рассмотрение начальника корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.

Ведение всей работы по делопроизводству Управления, своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениям и конкретным исполнителям поступивших на исполнение документов, обеспечивая их качественное исполнение. Организация проведения телефонных переговоров начальника, выполнение организационной работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления. Осуществление работы по регистрации, учету, хранению и передаче исполнителям документов текущего делопроизводства, приказов и распоряжений.

Осуществление оперативной связи начальника Управления с Губернатором Московской области, с членами Правительства Московской области, депутатами Московской областной Думы, с главами администраций городов и районов Московской области, федеральными органами власти.

Функции:

• Планирование рабочего дня руководителя

• Прием и распределение звонков

• Организация встреч и совещаний

• Встреча посетителей

• Работа с оргтехникой

• Деловой этикет

• Работа с корреспонденцией

• Выполнение личных поручений руководителя

• Делопроизводство

• Оперативная связь руководителя с Губернатором и членами Правительства Московской области.

Достижения:

Знание Государственной системы документационного обеспечения Управления, стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, организации делопроизводства, схемы документооборота, порядка составления номенклатуры дел.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2008 год

Учебное заведение

Московский институт коммунального хозяйства и строительства

Специальность

Экономист-менеджер по специальности "Экономика и управление на предприятии"

Образование

Среднее специальное

Окончание

1994 год

Учебное заведение

Бюзмейинский индустриальный техникум

Специальность

Техник-экономист по специальности "Экономика и планирование в отраслях народного хозяйства"

Дополнительная информация

Иностранные языки

Немецкий (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

Москва-Учебный центр "АРТ"; Курсы Секретарь-референт, помощник руководителя 2001 год

Навыки и умения

Высокая работоспособность, целеустремленность, энергичность, аккуратность и пунктуальность, коммуникабельность, дисциплинированность, организованность, мобильность, умение работать в коллективе, легкая обучаемость, стрессоустойчивость, компетентность, быстрота реакции, хорошая профессиональная память.

Навыки работы с оргтехникой (мини-АТС, факс, сканер, принтер, копир)

Компьютер: опытный пользователь (MS Office, internet, outlook, специализированные программы электронного документооборота).