Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников; Обеспечение полной административной поддержки руководителя; Организация и планирование рабочего дня руководителя; Организация встреч, переговоров, совещаний; Принятие и распределение поступающих Генеральному директору документов и информации (документы от подразделений и сотрудников, почтовая корреспонденция, печатные издания и т.д.) своевременная передача их на рассмотрение (письменно или устно); Организация посещения Генеральным директором семинаров и тренингов (оформление заявок, заключение договоров на обучение, оплата обучения, подготовка полного пакета документов для посещения семинара/тренинга); Чай/кофе; Ведение делопроизводства; Быстрый поиск необходимой информации в интернете; Выполнение поручений Генерального директора; Распределение входящих звонков, поступающих в адрес Генерального директора и структурных подразделений; Обеспечение жизнедеятельности офиса (работа с оргтехникой; копирование документов; заказ воды; заказ канцелярии; закупка хозяйственных товаров для офиса (моющие средства, чай, кофе, и т.п.) Прием и регистрация входящую/исходящей корреспонденции; Консолидация документов и передача на подпись; В соответствии с резолюцией Генерального Директора передача документов на исполнение в соответствующее подразделение; Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива; Обеспечение, сохранность проходящей служебной документации; Подготовка Приказов и Распоряжений Генерального директора, ознакомление с ними сотрудников; Контроль за точным и своевременным доведением Распоряжений ГД до сотрудников, которым они предназначаются; Контроль выполнения Распоряжений ГД ; Оформление Протоколов совещаний ГД и контроль их выполнения; Выполнение отдельных личных поручений ГД; Ведение календарного графика ГД и организация его встреч; Встреча посетителей и гостей ГД; Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (подготовка переговорной, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, кофе/чай/вода), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; Travel-поддержка Генерального директора и его семьи (оформление загран.паспортов, виз, покупка авиа ж/д билетов, бронирование гостиничных номеров, организация трансферов, поиск гидов в стране пребывания организация экскурсий), а также сотрудников компании (оформление командировок по россии и зарубеж (оформление виз, покупка авиа, ж/д билетов, бронирование отелей, аренда автомобилей); Составление писем, служебных записок, запросов, других документов; Ведение деловой переписки с сотрудниками подразделений компании, деловыми партнерами; Организация корпоративных мероприятий (двухдневные выезды на природу с закупкой всего необходимого; поиск и бронирование загородных баз отдыха, аренда коттеджей, переговорных комнат, организация питания для выездных тренингов на выходные дни; поиск ресторанов/банкетных залов, ведущих мероприятия, оформление зала, составление меню); Организация поздравлений (покупка подарков) для партнеров и последующая их доставка до адресата; Заказ корпоративного такси для ГД и сотрудников компании, а также сверка и контроль предоставляемого реестра поездок по окончании месяца, передача счета на оплату в бухгалтерию; |