Администратор/Офис-менеджер/Помощник руководителя/

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Железнодорожный

Заработная плата

от 50 000 руб.

График работы

Сменный график / Гибкий график / Подработка

Образование

Высшее

Опыт работы

13 лет

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

45 лет   (23 мая 1980)

Опыт работы

Период работы

июнь 2023 — октябрь 2024   (1 год 5 месяцев)

Должность

Администратор

Компания

ООО "Тайский дом"

Обязанности

Открытие/закрытие смены, ведение отчетности, встреча посетителей, консультирование по вопросам работы салона, контроль и учет хозяйственной части в салоне, работа с кассовыми операциями. Прием звонков, продажа абонементов и сопутстаующих товаров, обслуживание гостей, контроль за чистотой и порядком в салоне. Вежливость, тактичность, заботливость о каждом госте.

Период работы

октябрь 2019 — январь 2020   (4 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО " Секреты природы"

Обязанности

Полная административная поддержка руководителя;

Организация и согласование встреч, переговоров;

Бронирование отелей, заказ билетов, оформление страх., полисов для руководителя и сотрудников компании;

Ведение делопроизводства в полном объеме в том числе личный архив;

Работа с оргтехникой (ксерокс, факс, сканер); мессенджерами Viber, WhatsApp;

Выполнение личных и служебных поручений руководителя.

Период работы

июль 2018 — август 2019   (1 год 2 месяца)

Должность

Офис-менеджер, помощник руководителя

Компания

ООО "Бухгалтер Плюс"

Обязанности

Входящие звонки (мини АТС), встреча посетителей (по необходимости), входящие и исходящие письма, отправка корреспонденции (курьерскими службами, почтой РФ и штатным курьером организации по Москве и МО), помощь в оформлении договоров, дополнительных соглашений (ведение реестра) и коммерческих предложений, взаимодействие с хоз., работниками по уборке и ремонту офиса, поддержание орг., техники в рабочем состоянии и своевременное оформление заявок на ремонт и заправку картриджей, заказ воды, покупка кофе, чая, конфеток, печенек для сотрудников. Заказ канцелярии и прочих хозяйственных принадлежностей. Выполнение поручений руководителя.

Одним словом, фея-волшебница с функциями хозяйки офиса!

Период работы

октябрь 2017 — ноябрь 2017   (2 месяца)

Должность

Секретарь-ассистент

Компания

ТЦ МаркетГрад

Обязанности

Планирование рабочего дня, организация встреч, переговоров, презентаций;

Ведение делопроизводства в полном объеме;

Подготовка приказов, распоряжений руководителя, деловых писем и контроль их исполнения;

Организация приема посетителей, согласование встреч;

Прием звонков, перевод на других сотрудников компании (мини-АТС);

Работа с оргтехникой (ксерокс, факс, сканер); мессенджерами Viber, WhatsApp;

Выполнение личных и служебных поручений руководителя (бронирование отелей, билетов, оформление документов, организация питания, заказ меню для деловых встреч).

Период работы

апрель 2017 — август 2017   (5 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

АО "Энергоинвест"

Обязанности

Прием и переадресация входящих звонков, исходящие звонки.

Регистрация, обработка, архивирование и хранение, входящей и исходящей корреспонденции.

Подготовка совещаний, собраний, обеспечение всеми необходимыми информационными материалами и принадлежностями (ручки, блокноты).

Деловая переписка, обеспечение рассылки, отправка писем почтой РФ и экспресс доставкой (DHL, Ponyеxpress и т.п.).

Ведение бюджета расходов на офисные нужды, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами, заказ воды.

Осуществление технической помощи: снятие копий, печать, сканирование, составление писем, доверенностей.

Поддержание порядка в офисе.

Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, вызов специалистов для проведения ремонтных работ.

Координация работы водителя и курьеров, составление маршрутов доставки.

Период работы

июнь 2015 — апрель 2017   (1 год 11 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Финэнерго"

Обязанности

Подготовка документов, материалов, информации, необходимых для начала работы в офисе.

Входящие и исходящие звонки, переадресация звонков, прием и отправка факсов.

Прием, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Оформление, согласование, архивирование и хранение документации.

Обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами, заказ воды.

Оформление доверенностей, распоряжений, приказов и деловых писем.

Организация встреч, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний.

Заказ пропусков и парковочных мест для гостей и сотрудников компании.

Подготовка макетов, заказ печати визитных карточек и рекламной продукции.

Заказ билетов, организация трансфера, бронирование гостиниц.

Составление и ведение табеля учета рабочего времени.

Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования и коммуникаций, вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов тех., обслуживания.

Выполнение прочих поручений генерального директора.

Период работы

май 2012 — февраль 2015   (2 года 10 месяцев)

Должность

Секретарь-референт

Компания

ООО "Универсам Чертаново", г. Москва (сфера деятельности: торговый центр, численность персонала от 200 человек).

Обязанности

Выполнение задач, поставленных генеральным, финансовым и коммерческим директорами.

Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация телефонных переговоров (входящих и исходящих звонков, ведение личной телефонной и информационной базы).

Учет, распределение, архивирование и хранение всей информации (вх/исх., писем, документов, корреспонденции).

Организация приема посетителей: заказ пропусков и их сопровождение, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов.

Оформление документов (приказов, распоряжений, доверенностей для сотрудников, редактирование договоров и дополнительных соглашений), составление, редактирование и оправка деловых писем.

Организация поездок руководства: сбор документов, заполнение анкет и их предоставление в посольство на получение виз (в т.ч. для членов семьи), бронирование гостиниц, заказ билетов, организация трансфера, согласование программы поездок.

Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

Осуществление технической помощи: копирование, печать, сканирование документов.

Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Период работы

октябрь 2011 — март 2012   (6 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

ООО Лукес-Д, г. Железнодорожный (сфера деятельности: мясоперерабатывающий комбинат, численность персонала от 350 человек)

Обязанности

Подготовка документов, материалов, информации, необходимых для работы руководителя.

Входящие и исходящие звонки, переадресация звонков, прием и отправка факсов.

Обеспечение и проверка наличия канцтоваров и расходных материалов для офиса и производства, размещение заказа у поставщиков, заключение договоров, заказ воды, спецодежды.

Организация встреч, чай, кофе.

Ведение, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение рассылки.

Издание приказов, распоряжений, подготовка доверенностей для сотрудников, составление и редактирование деловых писем.

Осуществление технической помощи: снятие копий документов, печать, сканирование, предоставление их по месту требования.

В период отсутствия руководителя: помощь сотрудникам, в поиске информации в интернете, заказе товаров и услуг.

Период работы

июнь 2010 — сентябрь 2011   (1 год 4 месяца)

Должность

Делопроизводитель по кадровому делопроизводству

Компания

ЗАО"Калужский сельскохозяйственный центр", г.Москва (сфера деятельности торговый центр, аренда помещений, численность 150 ч)

Обязанности

Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства (организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований).

Входящая и исходящая корреспонденция, регистрация (электронная, бумажная), хранение и архивирование документов.

Организация приема посетителей: заказ пропусков, сопровождение, отслеживание состояния переговорной комнаты до и после приема посетителей, чай-кофе.

Ведение бюджета расходов на офисные нужды, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами, заказ воды.

Ведение кадрового делопроизводства, с использованием программы 1С 7:7.

Оформление полюсов ОМС, изменение определенных сторонами условий трудового договора (составление дополнительных соглашений).

Разработка должностных инструкций, трудовых договоров, локальных нормативных актов.

Период работы

июнь 2009 — апрель 2010   (11 месяцев)

Должность

Секретарь-референт

Компания

ЗАО"Корпус УК", Москва (сфера деятельности:оказание клининговых услуг, кейтеринг, численность персонала от 1000 человек)

Обязанности

Планирование рабочего времени руководителя, ведение календаря, организация телефонных переговоров (в том числе конференцсвязь), встреч с директорами филиалов.

Организация взаимодействия руководителя со структурными подразделениями.

Ведение электронной базы данных (клиенты компании, календарь праздников и дней рождений).

Подготовка аналитических материалов (поиск, анализ и предоставление информации).

Организация командировок руководителя, его заместителя, региональных директоров. Бронирование гостиниц, заказ билетов, трансфер, составление плана поездок, отчета по командировке.

Визовая поддержка руководителя и членов его семьи (оформление документов для получения виз в посольствах).

Прием посетителей (встреча, подача напитков, подготовка материалов), организация совещаний и рабочих групп (с участием первого лица компании) его заместителей и директоров филиалов.

Организация хозяйственных покупок (подарки партнерам, технические новинки, канцелярские принадлежности для приемной).

Административная поддержка руководителя (прием и фильтрация звонков, проверка оформления поступающих на подпись руководителя документов, на соответствие внутрикорпоративным стандартам, составление и редактирование деловых писем).

Издание приказов, распоряжений, доверенностей, контроль сроков их исполнения, подготовка копий документов, печать, сканирование, составление справок и предоставление их по месту требования.

Управление корпоративной мобильной связью руководителя.

Ведение личной документации руководителя (хранение, сортировка, предоставление по запросу).

Чай.кофе.

Период работы

март 2007 — март 2009   (2 года 1 месяц)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО"Элекскор"г.Москва (сфера деятельности:розничная торговля, сеть супермаркетов"Гроссмарт"численность персонала от 1000 ч

Обязанности

Выполнение задач, поставленных финансовым директором и главным бухгалтером.

Входящие и исходящие звонки, организация конференц связи руководства.

Учет и распределение поступающей информации.

Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров.

Организация приема посетителей: заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема.

Оформление необходимых документов (доверенностей для сотрудников‚ писем‚ договоров на оказание услуг‚ актов сдачи-приемки документов).

Отслеживание поступления документов, корреспонденции, печатных изданий.

Составление, учет и осуществление контроля исполнения приказов, распоряжений, редактирование деловых писем.

Организация поездок и командировок руководства: бронирование гостиниц, заказ билетов, трансфер, составление программы.

Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

Координация работы водителей и курьеров, составление маршрутов доставки.

Осуществление технической помощи: копирование, печать, сканирование.

Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2007 год

Учебное заведение

Современная Гуманитарная Академия (СГА)

Специальность

Юриспруденция

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Повышение квалификации:

Учебное заведение: Институт дополнительного профессионального образования РУДН

Год окончания: 2009

факультет: Управление персоналом

специальность: HR менеджер

Учебное заведение: Высшая школа экономики и сервиса

Год окончания: 2008

факультет: Делопроизводство

специальность: Секретарь-референт

Навыки и умения

Дополнительная информация:

Владение офисной оргтехникой: факс‚ копир‚ мини-АТС‚ сканер. Опытный пользователь ПК: Outlook‚ Word‚ Excel‚ работа с информационно-поисковыми системами сети INTERNET.

Гражданство: Россия

Семейное положение: не замужем

Дети: нет

Водительские права категории: B

Возможность командировок: есть

О себе: без вредных привычек‚ способность работать с большим объемом информации, высокий темп работы‚ позитивность‚ порядочность‚ пунктуальность, результативность‚ умение самостоятельно организовывать свою деятельность, коммуникабельность‚ инициативность‚ готовность к обучению‚ целенаправленность‚ уверенность в себе‚ ответственность‚ терпеливость, стрессоустойчивость.

Портфолио