Помощник руководителя, Офис-менеджер, Секретарь-референт

Имя

Ольга

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Железнодорожный

Заработная плата

от 35 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график

Образование

Среднее специальное

Опыт работы

12 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

52 года   (8 ноября 1972)

Опыт работы

Период работы

июль 2013 — сентябрь 2018   (5 лет 3 месяца)

Должность

Секретарь-референт, Помощник руководителя

Компания

ПСК "ТеплоЦентрСтрой"

Обязанности

- Координация рабочего расписания Руководителя.

- Взаимодействие с внешними Заказчиками, субподрядными организациями и структурными подразделениями Компании (запрос коммерческих предложений, согласование и контроль оплаты договоров, подготовка обосновывающих документов для заключения допсоглашений, контроль наличия закрывающих бухгалтерских документов, сопровождающая деловая переписка, подготовка приказов по основной деятельности, служебных записок, авансовых отчетов).

- Сбор и систематизация информации, ведение общего протокола (ход работ, актуализация информации: 30-50 объектов в работе).

- Подготовка необходимых материалов для проведения совещаний, техническое и информационное обеспечение совещаний и переговоров.

- Аналитическая работа, подготовка планов и отчетов по запросу руководства.

- Контроль выполнения сроков работ и поручений руководства.

- Делопроизводство, документооборот.

- Ведение общей деловой переписки, редактирование документов.

- Travel-поддержка: заказ билетов, бронирование гостиниц.

- Заказ канцтоваров, расходных материалов и оргтехники.

- Ведение табеля рабочего времени.

- Ведение графика отпусков.

Период работы

сентябрь 2008 — июнь 2013   (4 года 10 месяцев)

Должность

Помощник руководителя, офис-менеджер

Компания

Торгово-производственная компания "Мебелионика"

Обязанности

- Планирование деятельности руководителя. Ведение и контроль рабочего расписания.

- Организация встреч, совещаний и переговоров, их информационная подготовка, техническое обеспечение.

- Ведение протоколов совещаний, встреч и переговоров.

- Подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов. Составление отчетов.

- Выполнение личных поручений руководителя.

- Контроль исполнения и соответствия личных планов-отчетов, планов мероприятий.

- Ведение деловой переписки. Редактирование документов.

- Работа с базами данных, прикладными программами. Подготовка презентаций, рекламных, информационных и обучающих материалов.

- Разработка регламентов, описывающих бизнес-процессы внутри компании.

- Подбор персонала различного уровня (руководители, менеджеры, продавцы-консультанты).

- Контроль над исправной работой офисной оргтехники и оборудования.

- Контроль над техническим состоянием и материально-техническим обеспечением офиса (в т.ч. ремонт, благоустройство).

- Координация работы вспомогательных служб Компании (охрана, технический персонал, курьер, системный администратор).

Период работы

март 2005 — октябрь 2007   (2 года 8 месяцев)

Должность

Старший менеджер филиала

Компания

Телекоммуникационная компания "Смайл"

Обязанности

- Руководство территориальным офисом продаж в г. Железнодорожный (в составе офиса: менеджеры-кассиры, менеджеры по работе с клиентами, курьер, водитель).

- Работа с клиентами (физические и юридические лица): прямые продажи услуг Компании, заключение договоров, внутренняя финансовая отчетность, постпродажное сопровождение.

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

1994 год

Учебное заведение

Кооперативный техникум

Специальность

Бухгалтер

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

"Управление проектами", автор К. Тютюнов - 2010 г. Консалтинговая фирма "Лекс"

"Рекрутинг продавцов, Эффективные практики набора и оценки продуктивного персонала" - 2012 г. Международный мебельный кадровый центр.

"Экспресс-курс. Менеджер по туризму" - 2008 г. Консалтинговая компания "Олимп Консалт"

Навыки и умения

Имею большой опыт работы в Административных должностях.

Умею работать в режиме многозадачности, коммуникабельна, грамотна, позитивна, вежлива, тактична, умею быстро приспосабливаться к новой окружающей обстановке.

Владею методами планирования рабочего дня руководителя (Office Outlook), административными навыками, методами системного ведения документации.

Владею навыками управления проектами.

Принимала активное участие в разработке ряда ЛНА, в т.ч.:

- Положения о планировании и внутренней отчетности (внедрение системы личных плнов-отчетов)

- Положения о проектной деятельности

- Системе обучения и адаптации персонала, методический обучающий материал

- других стандартов и регламентов, описывающих бизнес-процессы в компании.

- Знаю стандарты делопроизводства, основы делового этикета.

- Знаю структуру и оборудование современного офиса.

- Уверенный пользователь МS-Office.

Обо мне

Не имею личных проблем, готова к долгосрочному сотрудничеству.